皆様、こんにちは。兵庫県芦屋市にて、在宅でメールオペレーターの管理者を務めております、高瀬美樹子でございます。
かつては８年間、役員秘書という責任あるお役目を頂戴しておりました。その頃から、時間の使い方には少々、いえ、かなりうるさいほうでございましたわ。結婚を機に一度は仕事から離れましたものの、やはり社会との繋がり、そして何より「働く」ことの喜びを忘れられず、ご縁あって再び、こうして皆様とパソコンの画面越しではございますが、心を交わさせていただいております。
在宅でお仕事をお探しの方、あるいは副業をお考えの方の中には、お時間的な制約を感じていらっしゃる方も少なくないと存じます。子育てや家事、そしてご家族との穏やかな時間。それらを大切にしながら、いかにご自身のキャリアも育んでいくか。これは多くの女性にとって、共通の課題でございますでしょう。わたくしも、限られた時間の中でいかに質の高いアウトプットを出すか、常に頭を巡らせております。
本日は、そんなわたくしが、元秘書としての経験と、現在の在宅ワークでのささやかな工夫から得た「時短勤務でもキャリアを築くための７つの習慣」について、心を込めてお話しさせていただきます。拙い言葉ではございますが、皆様のお仕事のヒントに少しでもお役立ていただけたら、これほど嬉しいことはございませんわ。
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まず一つ目の習慣は、「時間を”見える化”し、本質的な優先順位を見極める」ことでございます。
在宅勤務は通勤時間がございませんし、何より自宅という安心できる場所での作業ゆえに、かえって時間の境界が曖昧になりがちですものね。一日のうちで、何にどれだけの時間を費やしているのか。一度、ご自身のタイムスケジュールを書き出してみるのもよろしいかと存じます。例えば朝食の準備に30分、子供の送迎に1時間、メールの返信に15分……といった具合に、具体的に、細かく。そうすることで、意外な「隙間時間」や、無意識に費やしている「無駄な時間」が浮き彫りになるものです。そして、本当に「今、この瞬間にすべきこと」は何であるのか、冷静に優先順位をつけ直す。これは、かつて多忙を極める役員のスケジュールを管理していた頃から、わたくしが常に心がけてきたことでございます。
二つ目の習慣は、「集中を促す、五感に訴えかける環境を整える」という点にございます。
集中力は、周囲の環境によって大きく左右されるものです。わたくしの自宅には、残念ながら仕事専用のお部屋はございません。リビングの一角に小さなデスクを置いておりますが、そこは「仕事モード」へと自然に切り替えができるよう、常に整頓を心がけております。余計なものが視界に入らぬよう、最低限の文具とお気に入りのアロマディフューザー、そして背筋が伸びるような椅子。耳障りな生活音が入ってこないよう、時には静かな音楽を小さく流すこともございます。些細なことに思われるかもしれませんけれども、こうした工夫が、短い時間で深い集中状態に入る助けとなるのです。
三つ目の習慣として、「作業の『密度』を高める工夫を忘れない」ということを、ぜひお伝えしたく存じます。
与えられた時間の中で、いかに最高のパフォーマンスを発揮するか。これは量よりも、むしろ質の問題でございましょう。例えば、メールの文章を作成する際、まず頭の中で完成形を想像し、要点を絞ってから書き始めるようにいたします。あるいは、データ入力をする際には、誤字脱字がないか、事前にチェックリストを作っておくといった細やかな配慮も。一つ一つのタスクを始める前に「この作業のゴールは何か」「最短で、かつ正確に達成するにはどうすれば良いか」を明確にする。この一手間が、結果として時間の節約になり、成果の質を格段に高めてくれるのでございます。
四つ目の習慣は、「知的好奇心を刺激し、地道にスキルを磨く」ことだと、わたくしは考えております。
在宅ワークであっても、自身の市場価値を高める努力は欠かせませんものね。新しいツールやソフトウェアの知識を習得したり、タイピング速度を向上させたりと、学ぶべきことは常にございます。わたくしごとで恐縮ですが、一昨年、わたくしの業務で新しいメール管理システムが導入された際、正直なところ、少しばかり戸惑いました。慣れるまでに時間がかかりそうだと感じたものです。そこで、毎週火曜日の午後、子供が学校に行っている間の２時間、自宅から少し離れた喫茶店で集中してシステムの操作方法を学ぶ時間を設けましたの。珈琲をいただきながら参考書を読み込み、デモンストレーション機能をひたすら試したものでございます。おかげさまで約２ヶ月で使いこなし、今ではチームのメンバーに教える立場になりました。こうした地道な自己投資が、やがては大きなキャリアの財産となるのだと、身をもって感じております。
五つ目の習慣は、「質の高い『休憩』を戦略的に取り入れる」ことだと、わたくしは心得ております。
「時間がないから」と休憩を削ってしまいがちな方もいらっしゃるかもしれませんわね。しかし、心身を酷使するばかりでは、かえって効率が落ちてしまいます。わたくしの場合、作業の合間には必ず５分から10分程度の休憩を取るようにしております。その際には、パソコンから完全に離れて、窓の外の柔らかな景色を眺めたり、お気に入りのハーブティーをゆっくり淹れたり。時には、玄関先に咲いた季節の花にそっと触れて、香りを深く吸い込むこともございます。脳を休ませ、心にゆとりを取り戻す。短い時間ではございますが、こうした「質の良い休憩」は、午後の作業効率を格段に高めてくれるものですから。
六つ目の習慣は、「言葉を選び、心を込めたコミュニケーションを大切にする」という点でございます。
在宅勤務では、直接顔を合わせる機会が限られますから、言葉だけが頼りとなりますわね。テキストでのやり取りが多い分、些細なニュアンスのずれが誤解を招くこともございます。ですから、わたくしは常に、お相手の方のお気持ちを慮り、丁寧かつ明確な言葉を選ぶよう心がけております。必要であれば、少し回りくどく聞こえるかもしれませんが、意図を補足する一文を添えることも。また、プロジェクトの進捗状況など、重要な情報は少し早めに、こまめにご報告することも、信頼関係を築く上で非常に大切だと存じます。
そして最後の七つ目の習慣は、「『完璧』を手放す勇気を持ち、潔く割り切る」ことにございます。
かつて秘書をしていた頃は、どんな些細なことでも「完璧」を目指すのが当然だと思っておりました。しかし、限られた時間の中で全てを完璧にこなそうとすると、心身ともに疲弊してしまいますもの。時には「ここは８割で良しとしよう」「今日はここまでで十分」と、潔く割り切ることも必要だと、わたくしは学びました。もちろん、お仕事の質を落とすという意味ではございません。先の優先順位付けと関連しますが、本当に力を入れるべきことを見極め、それ以外は「及第点」で満足する。そのように、心にゆとりを持たせることで、かえって重要な部分に全力を注ぐことができるようになるのだと、今は感じております。
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わたくしが日々実践しております、ささやかな習慣の数々でございました。
一つ一つの積み重ねが、やがては大きなキャリアの道筋となるものと、わたくしは信じております。
「時短だから」と、夢や目標を諦める必要は決してございません。限られた時間だからこそ、工夫し、知恵を絞る。その過程こそが、皆様ご自身の成長を促し、新しい可能性を拓くのではないでしょうか。ご自身のペースで、一つずつ、心豊かにお仕事に取り組んでいただけますよう、芦屋より心よりお祈り申し上げます💐
